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個人情報保護について

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同志社大学経済学部同経会個人情報取扱規程

基本方針

  会則第6条第2項により、同志社大学経済学部同経会(以下同経会という)は個人情報の重要性を深く認識し、個人情報保護の基本方針を以下のように定め、その周知徹底を図り、個人情報保護に努める。
個人情報保護に関する法令及びその他の規範を遵守し、個人情報の保護に努める。
個人情報の収集、利用及び提供を行う場合には、法令等に基づき、安全かつ厳正な管理に努める。
個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、減失、毀損及び改ざんの予防並びに是正に努める。
収集した個人情報は、あらかじめ定める利用目的の範囲内でのみ利用する。
利用目的
・同志社大学経済学部と同経会との連携した活動に関すること。
・同経会報の発送に関すること。
・その他、あらかじめ会員に個別に通知又は明示し同意を得た事柄に関すること。
個人情報の取組みは、継続的に見直しを行い、改善を図る。

個人情報の保護に関する規程

(目的)

第1条  この規定は、同経会が、その目的である「会員相互の親睦をはかるとともに同志社大学経済学部の発展に寄与すること」のため保有する個人情報の取扱いに関する基本的事項を定め、同窓会名簿の作成及び名簿の配布における個人情報の収集、管理及び利用に関する同経会の責務を明確にするとともに、個人情報の適正な保護に資することを目的とする。

第2条  この規定において「個人情報」とは、本会会則の定めにより入会していたか、入会しようとしたまたは入会している正会員、特別会員及び名誉会員並びに本会の役員等に関する情報を指し、本会が業務上取得または作成したもののうち、特定の個人が識別されうるものをいう。

(責務)
第3条
本会は個人情報保護の重要性に鑑み、この規定及び関係法令等の趣旨に則り個人情報の適正な取り扱いを確保するために必要な措置を講ずると共に、個人情報の収集または利用を行うにあたっては基本的人権を尊重し、プライバシーの保護に努めなければならない。
本会の役員または事務局員ならびに役員または事務局員であったものは業務上知り得た個人情報の内容を漏洩しまたは不当な目的に使用してはならない。
(個人情報保護委員会の設置)
第4条
個人情報の保護に関わる事項を審議するため、同経会に個人情報保護委員会を設置する。
個人情報保護委員は同経会会長、副会長、専務理事及び会長が選任した執行理事で構成、委員長は会長とする。
(管理者の設置)

第5条  同経会は、この規定の目的を達成するため個人情報管理者(以下[管理者]という)を置く。個人情報管理者は専務理事をあてる。管理者は所管の個人情報の取扱いに関し、個人情報保護委員会から助言又は指導があったときは、すみやかに是正その他必要な措置を講じなければならない。

(収集の制限及び方法)

第6条  個人情報の収集は、同経会の業務に必要な範囲内で利用目的を明確に定め、会員の同意を得てその目的達成に必要最小限度の範囲で行わなければならない。又適正かつ公正な手段により、会員より直接行わなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、第三者から収集することができる。

(1) 会員の同意がある場合
(2) 会員の生命、身体、健康又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められる場合
(3) 法令の規定に基づく場合
(4) 同経会の定める規定によって収集する場合
(5) 個人情報保護委員会が、本人から収集したのでは目的が達成できないと認めた場合

個人情報の収集は、思想及び信条に関する事項並びに社会的差別の原因となる事項について、いかなる理由があっても行ってはならない。

(利用及び提供の制限)

第7条  収集した個人情報は、定められた利用目的以外のために利用又は提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

(1) 会員の同意がある場合
(2) 会員の生命、身体、健康又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められる場合
(3) 法令の規定に基づく場合
(4) 個人情報保護委員会が、必要かつ相当の理由があると認めた場合
(適正管理)
第8条
管理者は個人情報の安全保護及び信頼性を確保するため、同経会が所有する個人情報の漏えい、滅失、棄損及び改ざんの防止に関し、必要な措置を講じなければならない。
管理者は、利用目的達成に必要な範囲内において正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
管理者は、保有する必要がなくなった個人情報を、確実かつ迅速に廃棄又は消去しなければならない。
(第三者提供・同経会外への持ち出し制限)
第9条
個人情報は、無断で第三者に提供又は同経会外へ持ち出してはならない。ただし、同経会個人情報保護の基本方針で定める場合及び個人情報を使用する業務を同経会外の者に委託する場合は、この限りでない。
前項の業務を委託する場合は、同経会会長は委託業者と個人情報保護に関する必要な事項について、約定しなければならない。
(開示請求及び開示制限)
第10条
会員は、同経会が保有する自己に関する個人情報について、管理者に開示の請求をすることができる。
開示の請求があった場合は、管理者は当該個人情報を開示しなければならない。
ただし、開示しないことに正当な理由があると認められる場合は、その理由を文書で通知することにより、個人情報の全部又は一部を開示しないことができる。
(訂正又は削除)
第11条
会員は本会が所有する自己に関する個人情報に、誤りがあると認められる場合、管理者にその箇所の訂正又は削除を文書により請求することができる。
前項の請求があった場合は、管理者は遅滞なく調査、確認のうえ、必要な措置を講じ、その結果を会員に文書で通知しなければならない。訂正又は削除に応じられないときは、その理由を文書により通知しなければならない。
(利用の停止等)
第12条
会員は本会が所有する自己に関する個人情報が、その利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱われていると認められる場合または不正な手段によって取得されていると認められる場合は管理者に文書でその利用の停止または消去を請求することが出来る。
会員は、本会が保有する自己に関する個人情報が不当に第三者に提供されていると認められる場合は管理者に文書で第三者への提供の停止を請求することが出来る。
管理者は前二項の請求があった場合は遅滞なく調査確認の上、必要な措置を講じ、会員に対し、その結果を文書で通知しなければならない。
(不服の申し立て)
第13条
会員は、自己の個人情報に関し、第10条第2項及び第11条第2項に規定する請求に基づいてなされた措置について不服がある場合には、個人情報保護委員会に対し文書で不服の申したてをすることができる。
個人情報保護委員会は前項の規定による不服の申し立てを受けた時は、すみやかに審議をし、その結果を不服申し立て者に文書で通知しなければならない。
(委任)
第14条  この規定の具体的な運用に関しては、同経会理事会で定める。
(規程の改廃)
第15条  この規定の改廃は、理事会において決定する。
附則  この規定は、2013年6月2日から施行する。
附則  この規定は、2019年7月6日から施行する。
附則  この規定は、2020年10月25日から施行する。
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